Chez Employment Hero, nous nous engageons à protéger les renseignements personnels de nos employés, sous-traitants ou bénévoles éventuels (« candidatures », « candidats », « vous » ou « vos »). Nous sommes soumis aux lois sur la protection des données en vigueur en Australie, au Royaume-Uni, au Canada, en Nouvelle-Zélande et dans les autres pays où nous recrutons des talents, qui énoncent un certain nombre de principes relatifs à la protection de vos données personnelles. La présente politique a été mise à jour le 15 mai 2024.
La présente politique de confidentialité des candidats (la « politique ») décrit la manière dont Employment Hero Pty Ltd, Employment Hero UK Ltd et/ou ses autres entités affiliées (« Employment Hero », « nous », « notre » ou « nos ») utilisent vos données personnelles dans le cadre de votre candidature à un emploi chez nous (quel que soit le type de contrat). Elle décrit également vos droits en matière de protection des données, y compris le droit de vous opposer à certains traitements effectués par Employment Hero. Veuillez consulter la section « Vos choix et vos droits » de la présente politique pour en savoir plus sur vos droits et la manière de les exercer.
Nous pouvons également vous fournir des renseignements supplémentaires lorsque nous recueillons des données personnelles, si nous jugeons utile de vous fournir des renseignements pertinents et opportuns.
Nous serons le contrôleur des données pour vos données personnelles.
La présente politique de confidentialité des candidats s’applique à toutes les données personnelles concernant les candidats que nous recueillons, stockons, transférons ou traitons dans le cadre du processus de recrutement, et ce, jusqu’à ce que le candidat se connecte pour la première fois aux services après avoir reçu une offre d’emploi de notre part. Notre politique de confidentialité interne relative aux employés s’appliquera à tout traitement ultérieur des données personnelles qui aura lieu après l’embauche du candidat.
Vous pouvez utiliser la plateforme et les services d’Employment Hero (les « services ») en tant que client/utilisateur des services. Pour en savoir plus sur le traitement des données personnelles recueillies lors de votre utilisation de nos services, veuillez consulter notre politique de confidentialité des clients.
Nous pouvons également utiliser nos propres services, comme SmartMatch, pour effectuer le processus de recrutement si vous utilisez nos services en tant que titulaire d’un compte Employment Hero Jobs, auquel cas notre politique de confidentialité peut également s’appliquer au traitement de vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement.
Si vos données ne sont pas identifiables, la présente déclaration ne s’applique pas à vous. Par exemple, si vos données personnelles ont été agrégées et/ou anonymisées.
Nous recueillons des données personnelles, y compris des catégories spéciales de données personnelles, aux fins décrites dans la présente politique. Les types de données personnelles et de catégories spéciales de données personnelles que nous pouvons recueillir comprennent, sans s’y limiter, ce qui suit :
Nous pouvons recueillir des données personnelles par le biais de divers canaux de communication lorsque vous postulez à un poste chez nous.
Nous devons disposer de bases juridiques pour traiter vos données personnelles. Celles-ci sont énoncées ci-dessous.
Le tableau ci-dessous présente les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles, les activités de traitement que nous effectuons, la base juridique applicable dans chaque cas et les catégories de données que nous utilisons pour ces activités.
Traitement des données personnelles à des fins de vérification des informations et des antécédents
Nous vérifions les renseignements que vous nous avez fournis (p. ex., concernant votre identité, vos antécédents professionnels, vos diplômes et vos qualifications professionnelles) et effectuons des vérifications préalables à l’embauche (p. ex., concernant vos infractions criminelles antérieures ou votre situation financière). Le niveau de vérification dépendra de votre fonction, notamment si vous occuperez un poste réglementé, et sera effectué à un stade ultérieur du processus de recrutement, habituellement après que vous aurez été sélectionné pour le poste. Si votre candidature est retenue, nous vous fournirons de plus amples renseignements sur les vérifications prévues et obtiendrons votre consentement avant de les effectuer.
Les données personnelles seront principalement traitées par le personnel de nos équipes des ressources humaines, des TI, des finances et des services juridiques, ainsi que par le personnel concerné du secteur d’activité correspondant au poste auquel vous avez postulé.
Nous pouvons divulguer vos données personnelles à des fournisseurs de services tiers afin de mener à bien notre processus de recrutement, notamment dans le but de réaliser des évaluations ou d’améliorer votre expérience de recrutement. Il peut s’agir de tiers auxquels nous faisons appel pour vérifier vos antécédents.
Nous pouvons également divulguer vos données personnelles à nos employés, filiales, sous-traitants ou fournisseurs de services tiers dans le cadre de l’exploitation des services et du traitement de vos demandes.
Nous pouvons divulguer vos données personnelles que nous détenons à des tiers spécifiques que vous avez autorisés. Nous partagerons vos données personnelles avec des fournisseurs tiers qui stockent les données dans des centres de données sécurisés. Vous trouverez de plus amples renseignements sur l’emplacement et la sécurité de notre fournisseur de stockage tiers ici (pour AWS) ou ici (Google Drive par le biais de G-Suite).
Vos données personnelles seront également communiquées aux autorités gouvernementales et/ou aux forces de l’ordre si la loi l’exige ou si cela est nécessaire pour protéger nos intérêts légitimes conformément aux lois applicables.
En cas de vente d’Employment Hero ou de fusion avec une autre entreprise, vos données peuvent être divulguées à nos conseillers et aux conseillers des acheteurs potentiels, puis transmises aux nouveaux propriétaires de l’entreprise.
Nous pouvons divulguer vos données personnelles à l’extérieur du pays dans lequel vous résidez dans le cadre du processus de recrutement. Les transferts internationaux de données peuvent avoir lieu lorsque nous partageons des données personnelles avec le personnel d’Employment Hero et ses filiales situées partout dans le monde, notamment en Australie, au Royaume-Uni, au Canada, en Nouvelle-Zélande, à Singapour, en Malaisie, au Vietnam et aux Philippines, ainsi que d’autres endroits depuis lesquels le personnel peut travailler à distance. Les transferts internationaux de données peuvent également avoir lieu lorsque nous partageons des données personnelles avec des fournisseurs de services tiers situés partout dans le monde lorsque nous estimons qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire dans le cadre du processus de recrutement.
Nous prenons des mesures pour assurer la conformité des transferts internationaux de données avec les lois applicables à ce sujet et au moins avec les normes en vigueur dans le pays dont les lois sur la confidentialité ou la protection des données s’appliquent à ces données personnelles.
Pour les candidats résidant dans l’Espace économique européen (« EEE ») ou au Royaume-Uni : Si vos données personnelles sont transmises à l’extérieur de l’EEE ou du Royaume-Uni, nous veillons à ce que ce transfert respecte les exigences applicables.
Les données personnelles que nous pouvons transmettre à l’extérieur de l’EEE ou du Royaume-Uni, auxquelles les dispositions contractuelles types peuvent s’appliquer, comprennent les renseignements personnels et les communications, les renseignements relatifs aux candidatures et les catégories spéciales de données personnelles.
Vous pouvez demander une copie du processus de traitement des données en utilisant les coordonnées ci-dessous.
Vous avez le droit de nous demander une copie de vos données personnelles, de corriger, supprimer ou limiter le traitement de vos données personnelles, et d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine. En outre, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines situations (notamment lorsque le traitement n’est pas nécessaire pour remplir une obligation contractuelle ou légale).
Si nous vous avons demandé votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Si vous retirez votre consentement, le traitement de vos données déjà effectué n’en sera pas affecté.
Ces droits peuvent être limités, par exemple si le traitement de votre demande révèle des données personnelles concernant une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des renseignements que nous sommes tenus de conserver en vertu de la loi ou pour des raisons légitimes. Si vous avez des préoccupations, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données.
La collecte de données personnelles est obligatoire dans le cadre de l’exécution d’un contrat avec vous ou du respect de nos obligations légales. Nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature (ou de poursuivre la relation de travail) sans ces renseignements. Dans tous les autres cas, la fourniture des données personnelles demandées est facultative. Veuillez toutefois noter que cela peut limiter votre capacité à participer à certains programmes ou systèmes pour lesquels ces renseignements sont nécessaires.
Les données personnelles que nous détenons seront stockées et gérées dans des centres de données sécurisés par notre fournisseur de stockage tiers. Vous trouverez de plus amples renseignements sur l’emplacement et la sécurité de notre fournisseur de stockage tiers ici. Pour en savoir plus sur la manière dont nous protégeons vos données personnelles, veuillez consulter notre centre de sécurité et visiter notre portail de sécurité.
Si votre candidature est retenue : Nous conserverons vos données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins du processus de recrutement et, une fois ce processus terminé, pendant une durée appropriée nous permettant de traiter toute revendication juridique liée au processus de candidature, conformément aux lois applicables en matière de conservation des données. Nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer vos données personnelles ou les conserver sous forme anonymisée si les obligations de conservation des données l’exigent. Si vous devenez notre employé, que ce soit à titre permanent, temporaire, sous-traitant ou bénévole, les données personnelles pertinentes que vous fournissez seront intégrées à votre dossier d’employé et pourront être utilisées ultérieurement pour la gestion des ressources humaines.
Si votre candidature n’est pas retenue : Nous supprimerons vos données personnelles dans un délai de 6 à 12 mois à compter de la date de votre candidature, conformément aux lois applicables. Nous pouvons conserver les renseignements relatifs à votre candidature et les données personnelles connexes pendant une plus longue période uniquement avec votre consentement explicite.
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de temps à autre afin de tenir compte des changements du processus de traitement des données ou de tout autre changement pouvant vous concerner ou vous affecter. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page afin de prendre connaissance des éventuelles modifications. Si nous apportons des modifications importantes à la présente politique alors qu’elle vous concerne toujours, nous vous en informerons par courriel ou par le biais de notifications sur nos services.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos données, veuillez nous contacter par courriel à l’adresse privacy@employmenthero.com.
Nous avons nommé un délégué à la protection des données (DPD) au Royaume-Uni et à Singapour, ainsi qu’un représentant de l’UE. Si vous souhaitez les contacter au sujet de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels dans ces pays, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous.
Politique de confidentialité d’Employment Hero
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